Servicii

Societatea noastră se adresează atât instituțiilor publice cât și agenților economici care dețin sau crează fonduri arhivistice.

Compania ARHIVA TRANSILVANIA oferă clienților săi o gama diversificată de servicii arhivare:

• prelucrare
• organizare, reorganizare
• consultanță tehnică în domeniu
• depozitare în spații proprii

Oferim un pachet complet de servicii de arhivare adaptat nevoilor dumneavoastră și în conformitate cu cerințele Legii Arhivelor.

Vă stăm la dispoziție cu personal calificat și cu specialiști în reorganizarea arhivei.

Pentru efectuarea operațiunii de oganizare se întocmește un plan de lucru și ordinea în care vor fi executate lucrările.

1. Fondarea documentelor:

Delimitarea documentelor aparținând unui creator și stabilirea apartenenței documentelor la fondul arhivistic.

2. Ordonarea dosarelor:

• pe problematică și compartimente, iar în cadrul acestora cronologic;
• analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului pe baza nomenclatorului și termenul de păstrare al acestora.

Activitatea de ordonare conduce atât la crearea fondului arhivistic dar și la identificarea documentelor cu termen de păstrare expirat.

Ordonarea are ca scop gruparea documentelor-cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic și pe probleme. Ordonarea documentelor se face conform nomenclatorului arhivistic.

Ce este nomenclatorul arhivistic?

Nomenclatorul arhivistic ajută la ordonarea arhivei conform schemei de organizare a instituției creatoare de documente, pe ani și termene de păstrare, acesta fiind întocmit în conformitate cu legile în vigoare si aprobat de către Arhivele Naționale. Nomenclatorul se întocmește de către fiecare creator de documente, după modelul prevăzut în Legea Arhivelor, Lege nr 16/1996. Legea Arhivelor a statornicit ca instrument de constituire a arhivei, nomenclatorul dosarelor.
De aplicarea lui corectă depind activitățile ulterioare:

• clasarea documentelor pe probleme și termene de păstrare
• constituirea unităților arhivistice
• inventarierea lor
• selecționarea

Societatea noastră acordă suport de specialitate în vederea întocmirii nomenclatorului arhivistic al companiei, instituției, depunera acestuia pentru confirmare, forului competent Arhivele Naționale.

3. Copertarea si legarea documentelor:

• vor fi eliminate capsele, acele, agrafele metalice, filele nescrise, ciornele;
• copertarea se face cu carton de 1,1mm;
• legarea documentelor se face cu sfoară de cânepă, în așa fel încât să nu fie afectate documentele din cadrul dosarului, astfel încât textele să poată fi citite cu ușurință si xero-copiate la nevoie;
• un dosar nu trebuie să depașească 250-300 de file. În cazul în care dosarul e mai gros de 300 file unitatea arhivistică se va impărți în volume;
• dosarul format se etichetează față si lateral;
• se poate opta și pentru păstrarea documentelor în cutii special destinate păstrării documentelor arhivistice;
• cutiile vor fi la rândul lor indexate cu număr și conținut.

Activitatea de legatorie se poate executa în spațiul pus la dispozitie de beneficiar ori in spaţiile noastre de depozitare.

4. Numerotare file:

Se numerotează în partea de sus a paginii fiecare dosar. Pe o foaie nescrisă adăugată la sfârșitul dosarului sau pe ultima pagină rămasă nescrisă se trece sub semnătura arhivarului mențiunea că: “Prezentul dosar conține … file” – în cifre și în paranteză în litere.

5. Inventarierea documentelor:

• inventarierea este operațiunea de luare în evidență a unitaților arhivistice, în urma căruia rezultă inventarul fondului;
• inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în cursul unui an;
• se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator;
• redactarea într-o formă clară a problemelor importante, duce la regăsirea rapidă a informațiilor;
• inventarele se întocmesc atât pe suport de hârtie cât și în format electronic. Normele arhivistice prevăd ca inventarele să fie întocmite în trei exemplare și patru pentru cele cu termen permanent.

 
În formatul inventarului apar:

1. denumirea instituției –companiei;
2. compartimentul de activitate;
3. anul în care au fost întocmite create documentele;
4. termenul de păstrare;
5. numărul de inventar;
6. indicativul dosarului dupa nomenclator;
7. conținutul pe scurt al dosarului;
8. număr de file;
9. număr de raft, număr cutie.

 
6. Selecționarea documentelor cu termenul de păstrare expirat:

Selecționarea documentelor este activitatea arhivistică de cea mai mare importanță, întrucât în cadrul ei se apreciază importanța documentelor sau inutilitatea lor.

Efectuarea în bune condiții a selecționării documentelor este determinată de pregătirea și experiența celor care efectueaza selecționarea. Superficialitatea sau incompetența pot duce la pierderi irecuperabile de documente. Vă stăm la dispoziție cu personal specializat și instruit în vedera lucrărilor de selecționare.

Întocmim lucrarea de selecționare și prezentarea lucrării spre aprobare la Arhivele Naționale.